Cele mai bune Practici pentru Introducerea RPA în Rândul Angajaților

Studiile au arătat că gestionarea ineficientă a schimbării organizaționale este principala cauză a eșecului RPA*. Introducerea acestei tehnologii revoluționare în rândul angajaților printr-un management eficient al schimbării poate face diferența între succesul și eșecul automatizării proceselor robotice.


*Potrivit Raportului Global IA realizat de Shared Services and Outsourcing Network (SSON), 44% dintre întreprinderi au declarat că lipsa unui management eficient al schimbării a fost principalul motiv pentru care eforturile lor de implementare a RPA au eșuat.
Implementarea Automatizării Robotice a Proceselor (Robotic Process Automation – RPA) în afacerea dvs. este mult mai mult decât un simplu proiect tehnologic de eficientizare a proceselor de afaceri și de creștere a eficienței. Este o inițiativă care îi afectează pe toți cei din companie și, ca atare, este esențial să vă concentrați asupra „aspectului uman” al implementării la fel de mult, dacă nu chiar mai mult, decât ați face-o cu privire la evoluțiile software. Această schimbare de mentalitate, de la accentul pus pe tehnologie la cel pus pe oameni, vă va permite să vă pregătiți angajații să accepte procesul de implementare și să profite la maximum de noua tehnologie care le este pusă la dispoziție.
Managementul organizațional al modificărilor este procesul de comunicare a schimbărilor viitoare către membrii echipei, în încercarea de a se asigura că aceștia sunt bine pregătiți cu privire la cunoștințele, înțelegerea și competențele necesare pentru a lucra cu succes cu noul software.
Urmați aceste bune practici de gestionare a schimbării pentru a introduce RPA în rândul angajaților dumneavoastră, pentru a vă asigura că implementarea RPA este un succes.

Pregătiți o demonstrație introductivă

Există o concepție greșită conform căreia tehnologia de automatizare, cum ar fi RPA, va înlocui angajații umani și le va face munca redundantă. Acest lucru este, bineînțeles, complet neadevărat. Oricât de revoluționar ar fi software-ul RPA, există o limită a ceea ce pot realiza acești roboți. Realitatea este că software-ul va automatiza doar acele elemente ale muncii care sunt repetitive, banale, consumatoare de timp și destul de monotone. Informați-vă oamenii încă de la început, arătați-le exact ce poate face software-ul și cum poate și va fi benefic pentru ei.

Încurajarea Contribuției

Implicați-vă împreună cu angajații pentru a veni cu idei despre cum poate fi utilizată automatizarea în cadrul organizației. Acest lucru nu numai că va încuraja inovarea și acceptarea, dar va evidenția dacă angajații dvs. înțeleg bine unde și cum poate fi utilizat software-ul RPA.

Obțineți acceptul conducerii și comunicați la fiecare pas.

Sprijinul și implicarea din partea conducerii superioare ar trebui să ajungă la angajați, iar o înțelegere temeinică a software-ului și a procesului de implementare va permite conducerii să informeze și să țină la curent angajații, astfel încât aceștia să știe exact la ce să se aștepte în fiecare etapă a proiectului.

Formare și perfecționare

Asigurați-vă că partenerul dvs. de implementare RPA oferă cursuri de formare pentru perfecționarea angajaților și asigurați-vă că recompensează participarea.

Sărbătoriți reușitele și recunoașteți eșecurile

Întreprinderile care beneficiază cel mai mult de implementarea RPA vor lua în considerare atât nevoile oamenilor lor, cât și pe cele ale companiei. În loc să încercați să le vindeți angajaților avantajele teoretice ale Automatizării Robotice a Proceselor, comunicați-le modul în care tehnologia le va aduce beneficii directe prin faptul că le va face munca să aibă mai puțină rutină și le va permite să se ocupe de activități mai valoroase. Implicați-i activ în procesul de implementare și răsplătiți-le interesul și implicarea. Acest lucru îi va convinge și vă va ajuta să vă asigurați că implementarea RPA este un succes.

Sunteți gata să implementați RPA pentru a vă transforma afacerea? Asigurați-vă că vă asociați cu specialiștii potriviți pentru a vă asigura că încercările dvs. nu eșuează. Cu peste 15 ani de experiență în domeniu, Connections este aici pentru a vă ajuta. AFLAȚI MAI MULTE DETALII.

4 Procese Comune de Afaceri pe care le Puteți Automatiza cu RPA

Dacă sunteți de părere că „Transformarea digitală” este doar un termen la modă, probabil că puteți presupune că afacerea dvs. a rămas în urmă. În era digitală competitivă de astăzi, dacă nu implementați cele mai recente tehnologii pentru a crește eficiența, a eficientiza procesele de afaceri și a îmbunătăți experiența clienților, compania dvs. nu va avea avantajul competitiv necesar pentru a ieși în evidență.

O componentă esențială a transformării digitale este implementarea Robotic Process Automation (RPA) pentru a automatiza activitățile repetitive, plictisitoare și consumatoare de timp, care necesită puțină creativitate sau gândire profundă din partea angajaților.

Pentru ca transformarea digitală cu RPA să aibă succes, afacerea dvs. trebuie să identifice procesele potrivite pentru a le automatiza. În mod ideal, acestea ar trebui să fie o serie de activități și sarcini interdependente, realizate într-o anumită ordine, în conformitate cu un set de reguli și o structură fixă. Punerea lor în aplicare servește unui anumit scop și este menită să producă un anumit rezultat.

Pentru a oferi o indicație cu privire la tipurile de activități care pot beneficia de implementarea RPA, analizăm patru (dintre multele) procese de afaceri comune care pot fi ușor automatizate cu RPA.

1. Accelerarea Procure to Pay

Multe întreprinderi au nevoie de un proces de achiziție la plată (sau P2P) pentru a achiziționa bunuri și servicii de la furnizori. Acest proces include, de obicei, solicitarea de oferte de preț, crearea de comenzi de achiziție, intrări de mărfuri și crearea de facturi, toate acestea înainte ca plata să aibă loc. Oricât de consumator de timp și de anevoios ar fi acest proces, acest ciclu trebuie să se desfășoare în mod eficient și sistematic pentru ca întreprinderea să își gestioneze în mod continuu fluxul financiar, să construiască o relație de încredere cu furnizorii, să dezvolte relații profitabile și să genereze venituri.

Tehnologia software RPA este ideală pentru a automatiza procesul P2P, reducând costurile operaționale și sporind eficiența. Adoptarea acestei tehnologii nu numai că eliberează echipa de achiziții pentru a-și concentra mai mult eforturile asupra activităților cu valoare adăugată mare, dar permite, de asemenea, departamentului de contabilitate să fie mai productiv și mai eficient din punct de vedere al costurilor.

2. Gestionarea Datelor Sensibile

Lucrul cu date sensibile asociate cu salarizarea, beneficiile și călătoriile în interes de serviciu este un alt exercițiu consumator de timp care necesită un nivel ridicat de concentrare și precizie, precum și confidențialitate.

Roboții RPA pot introduce aceste date, verifica acuratețea și procesa plățile în mai puțin timp decât o persoană, cu o acuratețe mai bună și fără riscul de erori. Deoarece aceste date sensibile nu mai sunt văzute de mai mulți angajați, riscul de scurgere de informații înseamnă o confidențialitate mai mare și o mai bună conformitate.

3. Interacțiunea cu Mai Multe Sisteme

Întreprinderile au adesea mai multe sisteme care se ocupă de aceleași date, dar în scopuri diferite. Transferul și verificarea încrucișată a datelor între diferite platforme, cum ar fi sistemele ERP și CRM, este anevoios, consumator de timp și adesea costisitor, deoarece necesită forță de muncă suplimentară.

Roboții software se integrează cu ușurință în orice sistem, platformă sau aplicație, permițând automatizarea completă a colectării datelor până la procesare, transfer, verificare a conformității, actualizare și arhivare. Procesele care înainte necesitau ore întregi pentru a fi finalizate de un angajat durează acum câteva minute, reducând semnificativ costurile și crescând productivitatea și eficiența.

4. Facturare Facilă

Companiile care interacționează cu mai mulți clienți sau parteneri au adesea de-a face cu facturi într-o varietate de formate diferite, cum ar fi hârtie, e-mail, Excel, PDF, etc. Transferul manual al acestor date importante într-un sistem armonizat sau într-o bază de date pentru procesare necesită mult timp și este plictisitor și predispus la erori umane.

Un robot RPA bine programat nu numai că poate procesa automat facturile primite în orice format, dar poate, de asemenea, să verifice datele, să le introducă în baza de date corespunzătoare și chiar să corecteze erorile. Mai mult, robotul poate genera automat facturi la viteze mai mari, ceea ce înseamnă timpi de execuție mai rapizi, timpi reduși de gestionare a apelurilor și o îmbunătățire semnificativă a experienței clienților.

Sunteți nerăbdător să începeți călătoria de automatizare a afacerii, dar nu sunteți sigur de unde să începeți? CLICK AICI pentru a accesa instrumentul nostru gratuit pentru a descoperi dacă procesele dvs. de afaceri sunt pregătite pentru RPA și pentru a vă pregăti să faceți primul pas spre o adevărată transformare digitală.

Implementarea RPA în afacerea dumneavoastră: Cum să Garantați Succesul

Este evident că implementarea RPA (Robotic Process Automation) este o modalitate sigură de a economisi timp și bani pentru afacerea dumneavoastră. Totuși, este o investiție în succesul companiei dumneavoastră și ar trebui luate anumite măsuri pentru a asigura cele mai bune rezultate posibile.

Știți cât de mult timp și efort pierd angajații dvs. cu sarcini plictisitoare, repetitive, bazate pe calculator, care necesită puțin sau deloc cogniție? Răspunsul probabil că vă va șoca. Aici intervine magia pe care o reprezintă RPA. Aceste sarcini digitale pot fi finalizate cu ușurință de către tehnologia software RPA, cu o viteză și o acuratețe sporită, eliberându-vă angajații pentru a se concentra asupra sarcinilor importante.

Sunteți gata să implementați automatizarea integrată inteligentă în afacerea dumneavoastră? Felicitări! Ați luat decizia corectă. Pentru a vă ajuta pe parcursul călătoriei, analizăm câțiva factori importanți pentru a ne asigura că tranziția este cât mai ușoară și mai reușită posibil. 

Aveți așteptări realiste

Nu există nicio îndoială că RPA este o tehnologie de transformare, dar este necesar să fiți conștienți de capacitățile și limitările sale. Dacă este implementată corect, afacerea dvs. poate anticipa o reducere a costurilor pentru operațiunile manuale existente, o creștere a productivității și recuperarea a până la 100% din investiție în termen de 6 – 9 luni de la implementare. În plus, toate acestea pot fi realizate fără a fi nevoie să modificați niciunul dintre sistemele dvs. existente. Rețineți, totuși, că nu puteți obține o automatizare de 100% în afacerea dumneavoastră.  Tehnologia RPA automatizează procesele de afaceri clar definite, bazate pe reguli și determinate de declanșatori, dar nu va putea să automatizeze acele sarcini digitale care nu se încadrează în parametrii lor de programare.

În mod similar, software-ul de automatizare, sau „roboții”, sunt capabili să efectueze un număr impresionant de sarcini computerizate la viteze mai mari și cu o eficiență mai mare, dar nu sunt capabili să se adapteze atunci când se întâmplă ceva neașteptat, cum ar fi o actualizare a aplicației. Din acest motiv, trebuie să vă asigurați că aveți o echipă remarcabilă de experți care să vă implementeze software-ul RPA. Aceștia vor fi capabili să anticipeze și să se pregătească pentru multe dintre aceste excepții de proces și se vor asigura că software-ul va obține rezultatele dorite. În plus, ei vă vor oferi instruirea, asistența și întreținerea necesare pentru a se asigura că procesele dumneavoastră automatizate sunt cât mai eficiente posibil.

Convingeți-vă oamenii să se implice

Nu va fi o surpriză faptul că împotrivirea angajaților este un factor semnificativ pentru care încercările RPA eșuează. Una dintre cele mai mari concepții greșite pe care le au lucrătorii operaționali umani este că software-ul RPA îi va înlocui și, având această convingere, este complet de înțeles că aceștia pot fi împotriva implementării software-ului. Angajații ar trebui să fie informați cu privire la modul în care RPA le poate aduce beneficii directe, eliminând munca monotonă și eliberându-le timp și energie pentru sarcini cu mai multă valoare adăugată. 

O altă concepție greșită importantă este aceea că va fi dificil să înveți să interacționezi cu software-ul RPA, ceea ce ar putea duce la o rezistență a angajaților la schimbare. Realitatea este că „roboții” RPA sunt foarte ușor de utilizat. Procesul este la fel de intuitiv ca și cum ai folosi funcția drag-and-drop pentru a muta fișierele și ai apăsa butoanele de înregistrare, redare și oprire. Odată ce angajații dvs. își dau seama cât de ușor este de interacționat cu software-ul și cât de mult le va aduce beneficii în fiecare zi, implicarea lor va fi ca și garantată.

Colaborați cu cea mai bună echipă de asistență

Beneficiile implementării software-ului RPA în afacerea dvs. nu pot fi subestimate De la reducerea costurilor și creșterea veniturilor, scăderea erorilor și creșterea productivității, îmbunătățirea serviciilor pentru clienți și a experienței clienților, până la creșterea satisfacției și implicării angajaților. Realitatea este însă că, pentru a vă asigura că investiția în această transformare digitală în afacerea dvs. este de succes, trebuie să fie implementată corespunzător. Software-ul poate fi ușor de utilizat și de interacționat, dar complexitatea implementărilor nu trebuie subestimată. 

 

Veți dori să vă asociați cu un implementator RPA care are un istoric de succes dovedit, un furnizor carenu numai că va efectua analiza și optimizarea proceselor și va oferi o implementare RPA excepțională, dar care va asigura și instruirea necesară și suportul pentru înființarea Centrului de excelență, precum și întreținerea și asistența pentru procesele automatizate.

 

Contactați-ne astăzi pentru a programa o consultație gratuită cu un expert în implementarea RPA de la Connections și pentru a afla cum vă putem ajuta să vă transformați afacerea